Realizzare un preventivo per un video aziendale non è solo elencare cifre: è il primo atto di fiducia tra te e il cliente. Un documento chiaro e ben strutturato racconta la proposta creativa, delimita aspettative, tutela entrambe le parti e facilita la decisione. Come autore con esperienza nel settore, so che i progetti vincenti nascono da preventivi che comunicano professionalità, trasparenza e competenza tecnica.
Questa guida ti accompagnerà passo dopo passo nella stesura di un preventivo efficace: dall’analisi del brief alla definizione del concept, dalle voci di costo imprescindibili (pre-produzione, riprese, post-produzione, diritti d’uso) alle tempistiche e alle clausole contrattuali. Troverai suggerimenti pratici per presentare opzioni, gestire revisioni e spiegare termini tecnici al cliente in modo comprensibile. In poche pagine imparerai a trasformare un’idea in una proposta concreta, convincente e facilmente negoziabile.
Come scrivere un preventivo video aziendale
Nel redigere un preventivo per un video aziendale è importante offrire una descrizione chiara e completa del progetto in modo che il cliente percepisca non solo il prezzo ma anche il valore e i confini dell’intervento. All’inizio del documento è utile identificare le parti contraenti con ragione sociale, dati fiscali e riferimenti della persona di contatto per entrambe le parti, quindi specificare in modo narrativo l’obiettivo comunicativo del video, il target di riferimento e il messaggio chiave che si intende veicolare. La descrizione del prodotto finale deve essere precisa: lunghezza approssimativa del video principale, eventuali versioni aggiuntive per social o formati differenti, risoluzione e codec richiesti, numero di file consegnati e formato di consegna (master, webmaster, proxy, sottotitoli, file per archiviazione), e se verranno forniti anche i materiali originali come le riprese raw o solo i file finali.
Deve essere esplicitato il concept creativo e il livello di coinvolgimento nella fase di ideazione: se il preventivo comprende lo sviluppo del concept, la scrittura della sceneggiatura e lo storyboard illustrativo o se si lavora su materiale e indicazioni già fornite dal cliente. Per la fase di produzione va dettagliato il piano di lavoro: numero di giorni di ripresa, location previste, necessità di permessi e autorizzazioni, casting ed eventuali compensi per attori o comparse, trucco e costume, scenografia e allestimento, attrezzatura necessaria e suo eventuale noleggio, e composizione minima della troupe con ruoli e giornate lavorative incluse. È opportuno indicare anche servizi accessori come trasporto e alloggi per crew fuori sede, catering, assicurazioni durante le riprese, e il costo stimato per ogni voce che incide in modo rilevante sul budget.
Per la post-produzione il preventivo deve spiegare le fasi che verranno eseguite: montaggio offline e online, correzione colore e grading, mix audio, ottimizzazione dinamica e loudness per broadcast, inserimento di grafica animata o motion graphics, VFX se necessari, registrazione e integrazione di voiceover, ricerca e licenza di brani musicali o fornitura di musica originale, sottotitolazione e adattamenti linguistici, e tempistiche previste per ciascuna fase. È fondamentale chiarire il numero di revisioni comprese nel prezzo e il costo delle revisioni aggiuntive, oltre ai tempi di risposta richiesti al cliente per evitare ritardi nel cronoprogramma.
Dal punto di vista economico un buon preventivo presenta un quadro trasparente dei costi: un dettaglio della stima complessiva e, se possibile, una ripartizione in macro-voci per comprendere l’incidenza di produzione, post-produzione, licenze e spese vive. È consigliabile prevedere un margine di contingenza o indicare che eventuali richieste extra non previste saranno fatturate separatamente. Bisogna inoltre includere le condizioni di pagamento, con indicazione delle scadenze e delle percentuali di acconto e saldo, le modalità di pagamento accettate, eventuali penali per ritardi o incentivazioni per pagamenti anticipati, e la validità temporale del preventivo. Specificare se i prezzi sono IVA esclusa o inclusa evita incomprensioni.
Non devono mancare le clausole contrattuali relative ai diritti d’uso e di proprietà intellettuale: chi detiene i master, quali diritti vengono ceduti al cliente e per quali territori, durate e canali di sfruttamento, eventuali limitazioni per terzi, e le condizioni per la cessione definitiva dei diritti. Vanno altresì previste le responsabilità reciproche e gli impegni del cliente, ad esempio fornitura di materiali aziendali, loghi, soggetti autorizzati a comparire, approvazioni nei tempi previsti, e accesso a location o personale aziendale. Le questioni legali pratiche come la necessità di liberatorie per persone e location, l’obbligo di ottenere licenze per musica o immagini di terzi, garanzie sulla veridicità dei materiali forniti dal cliente e clausole di manleva devono essere menzionate per tutelare entrambe le parti.
Infine il preventivo dovrebbe contenere un cronoprogramma realistico con milestone chiave: date indicative per consegna della sceneggiatura, fine riprese, prime versioni di montaggio, revisioni e consegna finale, e le condizioni che determinano variazioni dei tempi, come ritardi nelle approvazioni o condizioni metereologiche avverse. È buona prassi indicare i recapiti dei referenti di progetto, la procedura di accettazione formale del preventivo e il periodo di validità dell’offerta. Allegati tecnici come storyboard, listino giornate crew, esempi di lavori precedenti o un dettaglio dei costi stimati possono accompagnare il preventivo per rendere più trasparente l’offerta e facilitare la decisione del cliente. Una presentazione chiara, esaustiva e vincolata da condizioni precise riduce i rischi di incomprensioni e crea le basi per una collaborazione professionale e serena.
Modello preventivo video aziendale
Preventivo Video Aziendale
Preventivo n.: _____________
Data: _____________
Validità offerta: _____________
Cliente
Ragione sociale: _____________
Referente: _____________
Indirizzo: _____________
Telefono: _____________
Email: _____________
Progetto
Titolo progetto: _____________
Descrizione sintetica: _____________
Obiettivi del video: _____________
Target di riferimento: _____________
Durata video finale prevista: _____________
Servizi inclusi
– Pre-produzione (briefing, sceneggiatura, storyboard): _____________
– Regia e direzione creativa: _____________
– Riprese (giorni, troupe, attrezzatura): _____________
– Assistenza logistica e permessi location: _____________
– Post-produzione (montaggio, color grading, sound design): _____________
– Grafica e animazioni (se previste): _____________
– Sottotitoli/Versioni lingue: _____________
– Consegna formati digitali: _____________
Dettaglio tempistiche
– Kick-off e pre-produzione: inizio _____________ – fine _____________
– Giorni di riprese: _____________ (date: _____________)
– Post-produzione: inizio _____________ – consegna bozza _____________
– Revisioni previste: _____________ (numero)
– Consegna finale: _____________
Preventivo economico
– Pre-produzione: € _____________
– Regia / creatività: € _____________
– Riprese (giorni x troupe): € _____________
– Attrezzatura (camera, luci, audio): € _____________
– Trasporti e logistica: € _____________
– Location / permessi: € _____________
– Post-produzione (montaggio, color, audio): € _____________
– Grafica / animazioni: € _____________
– Musica e licensing: € _____________
– Attori / comparse / speaker: € _____________
– Servizi aggiuntivi: € _____________
– IVA (%): _____________
Totale preventivo (IVA inclusa/esclusa): € _____________
Modalità di pagamento
– Acconto alla conferma: _____________% (€ _____________)
– Saldo alla consegna: _____________% (€ _____________)
– Altro (es. pagamenti intermedi): _____________
Condizioni generali
– Numero revisioni incluse: _____________
– Revisione extra (costo per revisione): € _____________
– Tempi di consegna per revisioni: _____________
– Diritti d’uso concessi: _____________
– Durata licenza: _____________
– Clausole su utilizzo commerciale / broadcasting: _____________
– Spese non previste (viette, pernottamenti, ecc.): a carico di _____________
– Annullamento / penali: _____________
– Responsabilità artistica e tecnica: _____________
Note aggiuntive
___________
Accettazione preventivo
Il sottoscritto dichiara di approvare il presente preventivo e le condizioni indicate.
Luogo e data: _____________
Per il Fornitore
Nome e firma: _____________
Ruolo: _____________
Per il Cliente
Nome e firma: _____________
Ruolo: _____________