La richiesta di astensione facoltativa è il documento con cui un genitore comunica al datore di lavoro la volontà di assentarsi dal servizio per prendersi cura del figlio, usufruendo del congedo parentale. Viene utilizzata quando si desidera concordare un periodo di assenza dal lavoro, continuativo o frazionato.
Compilarla in modo chiaro e completo è importante per permettere al datore di lavoro di valutare e gestire correttamente l’assenza, evitando equivoci sulle date e sulla durata del congedo.
Come scrivere richiesta astensione facoltativa
Con l’espressione “astensione facoltativa” si intende normalmente il congedo parentale, cioè il periodo di assenza dal lavoro che un genitore può utilizzare per occuparsi del figlio dopo la nascita o l’ingresso in famiglia per adozione o affidamento. La richiesta al datore di lavoro deve permettere di identificare senza dubbi il dipendente, il figlio, il periodo richiesto e le modalità di fruizione. È preferibile usare la denominazione attuale “richiesta di congedo parentale”, eventualmente aggiungendo tra parentesi “già astensione facoltativa”.
Il documento va indirizzato al datore di lavoro, all’ufficio del personale o alla funzione indicata dalle procedure aziendali. Chi scrive dovrebbe indicare nome e cognome, codice fiscale, qualifica o mansione, sede di lavoro e, se utile, matricola aziendale e recapito per eventuali comunicazioni. Vanno inoltre inseriti la data e il luogo di redazione. Se la richiesta viene inviata tramite posta elettronica, PEC o portale aziendale, è opportuno utilizzare il canale previsto dall’organizzazione e conservare la ricevuta di invio o il numero di protocollo.
Il figlio interessato va identificato di norma con nome, cognome, data di nascita e codice fiscale. In caso di adozione o affidamento, occorre indicare la data di ingresso del minore in famiglia e, quando pertinente, gli estremi o la data del provvedimento. Non è normalmente necessario allegare documenti che il datore di lavoro già possiede o può verificare, ma può essere opportuno farlo se richiesto dalla procedura interna o se occorre comprovare una circostanza particolare.
La parte centrale della richiesta deve specificare con precisione il periodo di congedo. È meglio scrivere “dal [giorno/mese/anno] al [giorno/mese/anno] compresi” anziché usare espressioni come “per alcune settimane” o “a partire dalla prossima settimana”. Può essere utile indicare anche la data prevista di rientro in servizio, chiarendo che il periodo richiesto è quello compreso tra le date dichiarate. Se il congedo sarà fruito in più periodi distinti, ciascun intervallo va indicato separatamente, anziché presentare date complessive che possano far pensare a un’assenza continuativa.
Occorre inoltre precisare la modalità richiesta: congedo a tempo pieno oppure, quando previsto e compatibile con le regole applicabili, fruizione su base oraria o in forma frazionata. Per la fruizione oraria è importante riportare le giornate e le fasce orarie, o comunque il criterio di ripartizione richiesto dall’azienda e dalla disciplina applicabile. Se la modalità non è definita o manca un’informazione necessaria per organizzare il servizio, il datore di lavoro potrebbe chiedere chiarimenti.
Una formulazione chiara può essere, per esempio: “Il/La sottoscritto/a [nome e cognome], dipendente in qualità di [qualifica] presso [sede o ufficio], comunica la fruizione del congedo parentale per il/la figlio/a [nome e cognome], nato/a il [data], e chiede che il periodo sia registrato dal [data] al [data] compresi, con fruizione [a tempo pieno/a ore, secondo le modalità indicate]. Il rientro in servizio è previsto per il [data]”. Il riferimento al decreto legislativo 26 marzo 2001, n. 151, può essere aggiunto, ma non è indispensabile per rendere comprensibile la richiesta. È inoltre preferibile parlare di comunicazione e richiesta di registrazione o presa d’atto, senza presentare il congedo come una concessione discrezionale del datore di lavoro; resta comunque necessario rispettare gli adempimenti e le procedure applicabili.
La richiesta dovrebbe contenere soltanto dichiarazioni veritiere e pertinenti. Se utile per verificare la disponibilità del congedo residuo, si può dichiarare che il periodo è richiesto nei limiti spettanti al genitore e indicare, quando si possiedono dati affidabili, i periodi già fruiti dal richiedente o dall’altro genitore. Non è però opportuno presentare una dichiarazione sull’utilizzo dell’altro genitore come requisito inderogabile in ogni situazione: la necessità di fornire quelle informazioni dipende dalla procedura e dalle verifiche richieste. Analogamente, non si devono inserire formule standard su condizioni familiari o lavorative che non ricorrono nel caso concreto.
Le date di preavviso meritano particolare attenzione. Per il lavoro subordinato, la disciplina generale prevede un preavviso normalmente di almeno cinque giorni, ridotto a due giorni nei casi di fruizione oraria, salvo che vi sia impossibilità o che la contrattazione collettiva stabilisca regole specifiche. È quindi prudente controllare il contratto collettivo, gli accordi aziendali e le istruzioni interne, e inviare la richiesta con anticipo sufficiente. Se il periodo deve iniziare a breve, è opportuno contattare subito l’ufficio del personale e spiegare tempestivamente la situazione, senza presumere che la sola consegna della lettera renda automaticamente rispettato ogni termine.
La comunicazione al datore di lavoro non va confusa con la domanda amministrativa necessaria per il trattamento economico. Per molti lavoratori del settore privato la richiesta di indennità deve essere presentata anche all’INPS, normalmente prima dell’inizio del periodo, tramite i servizi telematici, un patronato o gli altri canali ammessi. La lettera all’azienda, da sola, non sostituisce tale adempimento. Per i dipendenti pubblici, invece, la procedura e il soggetto che gestisce la domanda possono variare in base all’amministrazione e al rapporto di lavoro: occorre seguire le istruzioni del proprio ufficio competente.
Di regola non è necessario indicare nella richiesta un importo di retribuzione o di indennità: il trattamento economico dipende dalla normativa vigente, dall’età del figlio, dai periodi già utilizzati e dalla situazione lavorativa e contributiva. Inserire una somma stimata può creare confusione e non determina l’importo spettante. Se il lavoratore desidera verificare il trattamento economico, è più appropriato rivolgersi all’ufficio del personale, all’INPS o a un patronato.
Prima dell’invio conviene verificare che le date siano complete e coerenti, che il tipo di fruizione sia comprensibile e che i dati del figlio siano corretti. La richiesta va datata e firmata, con firma autografa se consegnata su carta oppure con la modalità di sottoscrizione richiesta dal canale elettronico. Gli allegati dovrebbero limitarsi a quelli effettivamente necessari, per esempio un documento relativo ad adozione o affidamento se non già disponibile all’amministrazione. È infine utile conservare una copia della richiesta e la prova della sua trasmissione o ricezione.
Modello richiesta astensione facoltativa
RICHIESTA DI CONGEDO PARENTALE
(già astensione facoltativa)
Alla/Al
_____________
_____________
Indirizzo: _____________
PEC/e-mail: _____________
La persona sottoscritta _____________, nata a _____________ il _____________, codice fiscale _____________, residente in _____________, via/piazza _____________, dipendente della società/ente _____________, con sede di lavoro in _____________, inquadrata con qualifica/mansione di _____________, presso l’ufficio/reparto _____________,
CHIEDE
di fruire del congedo parentale ai sensi dell’art. 32 del D.Lgs. 26 marzo 2001, n. 151 e successive modificazioni, per il periodo dal _____________ al _____________, per complessivi _____________ giorni/ore, con le seguenti modalità di fruizione _____________.
La richiesta riguarda il minore _____________, codice fiscale _____________, nato/a il _____________ a _____________ / entrato/a nel nucleo familiare il _____________ in seguito a _____________.
A tal fine, consapevole delle responsabilità e delle sanzioni previste in caso di dichiarazioni mendaci, ai sensi degli artt. 46, 47 e 76 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445,
DICHIARA
– di essere genitore del minore sopra indicato;
– che il congedo richiesto è fruibile nel rispetto dei limiti e delle condizioni previsti dalla normativa vigente;
– di avere già fruito di congedo parentale per complessivi _____________ giorni/ore, nei periodi _____________;
– che l’altro genitore _____________ ha fruito di congedo parentale per complessivi _____________ giorni/ore, nei periodi _____________;
– che, per quanto a propria conoscenza, le informazioni sopra riportate sono complete e veritiere.
La persona sottoscritta si impegna a comunicare tempestivamente eventuali variazioni che incidano sul diritto o sulle modalità di fruizione del congedo richiesto.
Chiede che il periodo indicato sia registrato e trattato secondo la normativa vigente e il contratto collettivo applicabile.
Documentazione allegata: _____________
Luogo _____________, data _____________
Firma della persona richiedente
_____________
RISERVATO ALL’UFFICIO
Richiesta ricevuta il _____________
Esito/annotazioni _____________
Timbro e firma _____________