La dichiarazione di avvenuto sopralluogo è un documento che attesta che una persona ha visitato un luogo e ne ha preso visione. Può essere richiesta, ad esempio, nelle procedure di gara, prima dell’avvio di lavori o in altre situazioni in cui è necessario verificare direttamente le caratteristiche di un immobile o di un’area.
Compilarla in modo chiaro e completo permette di documentare correttamente la visita e di ridurre il rischio di contestazioni o richieste di integrazione. È quindi importante che le informazioni riportate siano precise e coerenti con quanto avvenuto.
Come scrivere dichiarazione di avvenuto sopralluogo
La dichiarazione di avvenuto sopralluogo serve a documentare che una persona, per conto proprio o di un’organizzazione, ha visitato un immobile, un’area o un luogo di lavoro in una certa data e per uno scopo determinato. Prima di redigerla, è opportuno verificare se il destinatario ha predisposto un modulo o indicato regole specifiche: per esempio, in una procedura di affidamento, l’avviso o la documentazione di gara possono stabilire chi deve effettuare la visita, con quali modalità e quale attestazione presentare. Non esiste un contenuto identico valido in ogni situazione; in assenza di istruzioni particolari, il documento dovrebbe comunque identificare con chiarezza le persone coinvolte, il luogo visitato, la data e l’oggetto del sopralluogo.
Nell’intestazione o nella parte iniziale si indicano il luogo e la data di redazione e il destinatario della dichiarazione, quando è noto. Il destinatario può essere, ad esempio, un ente, una società, un proprietario o un responsabile della procedura. Se la dichiarazione è collegata a una gara, a un contratto, a una richiesta di preventivo o a un altro procedimento, è utile riportarne gli estremi: denominazione o oggetto della procedura, eventuale codice identificativo, numero di riferimento e, se pertinente, lotto o sede interessati. Questi riferimenti devono essere trascritti correttamente dai documenti ricevuti, senza aggiungere codici o identificativi non disponibili.
La persona che rende la dichiarazione va identificata con nome e cognome, luogo e data di nascita, indirizzo o residenza e, se richiesto o utile, codice fiscale. Se ha agito in nome di un’impresa o di un altro soggetto, occorre indicare anche la denominazione, la sede e il ruolo ricoperto, per esempio legale rappresentante, dipendente o delegato. Quando il sopralluogo è stato svolto da un incaricato, è importante distinguere chi ha materialmente partecipato alla visita dal soggetto per conto del quale l’ha effettuata. La delega va menzionata e allegata se prevista dalle istruzioni del destinatario o necessaria per dimostrare il potere di agire; non va data per scontata una specifica forma della delega se non è stata richiesta.
Il luogo visitato deve essere descritto in modo da poterlo riconoscere senza ambiguità. Si possono riportare l’indirizzo, il comune, l’edificio o l’area, l’unità o il lotto interessato e, quando serve, il riferimento a un piano, a un reparto o a un accesso specifico. Se il sopralluogo ha riguardato più luoghi, è preferibile nominarli tutti oppure richiamare un allegato descrittivo sufficientemente preciso. Espressioni generiche come “presso la sede” possono risultare inadeguate se il destinatario gestisce più sedi o se la visita riguardava una sola parte dell’immobile.
La data del sopralluogo va distinta dalla data in cui viene firmata la dichiarazione. Se utile per identificare l’accesso o l’appuntamento, si può indicare anche l’orario, soprattutto quando la visita si è svolta in una fascia stabilita o ha interessato più aree. La formula dovrebbe specificare che la visita è stata effettivamente eseguita, da chi e presso quale luogo, ad esempio: «Il/La sottoscritto/a dichiara di avere effettuato in data … il sopralluogo presso …, nell’ambito di …». Se la visita è avvenuta alla presenza di un referente, si possono aggiungere il suo nome e la sua funzione, purché siano stati verificati.
È importante descrivere lo scopo del sopralluogo senza attribuire alla visita effetti che non ha avuto. Può trattarsi della presa visione dei luoghi in vista di un’offerta, dell’esame preliminare di un immobile o della verifica di condizioni rilevanti per un intervento. Se il destinatario richiede soltanto la prova della presenza, è sufficiente attestare l’avvenuta visita e non occorre formulare valutazioni tecniche. Se invece è utile documentare ciò che si è potuto osservare, la descrizione deve restare circoscritta ai fatti effettivamente rilevati, indicando eventuali limitazioni, aree non accessibili o informazioni non verificate. La dichiarazione non dovrebbe presentare come certe misure, caratteristiche strutturali o condizioni tecniche che non sono state accertate.
Una formulazione prudente può precisare che la visita ha consentito di prendere visione dei luoghi nei limiti delle aree rese accessibili e delle informazioni disponibili in quella circostanza. Eventuali osservazioni, rilievi o riserve possono essere aggiunti soltanto se pertinenti e descritti con precisione. Non è consigliabile inserire dichiarazioni generiche di piena conoscenza, accettazione incondizionata dei luoghi o rinuncia a contestazioni, salvo che siano espressamente richieste da un documento applicabile e siano state comprese e valutate. L’attestazione dell’avvenuto sopralluogo, da sola, non equivale necessariamente a una certificazione della conformità dei locali né all’accettazione di obblighi contrattuali.
Importi, prezzi, termini di pagamento e condizioni economiche normalmente non sono necessari in una dichiarazione che si limita a documentare la visita. Possono comparire solo se il sopralluogo è inserito in un procedimento o in un atto che richiede espressamente tali dati, oppure se sono indispensabili per identificare il rapporto cui la dichiarazione si riferisce. Analogamente, eventuali scadenze o termini vanno riportati solo quando servono a individuare una procedura o sono richiesti dal destinatario; non è opportuno inventare una data di validità della dichiarazione o attribuirle una durata non stabilita.
La dichiarazione deve chiarire chi attesta il fatto. Se è redatta e sottoscritta dalla persona che ha effettuato la visita, può essere formulata in prima persona, ad esempio: «Dichiaro che in data … ho effettuato il sopralluogo presso …». Se invece si tratta di un’attestazione rilasciata dal soggetto che ha organizzato o accompagnato la visita, è preferibile che sia quest’ultimo a dichiarare che la persona identificata si è presentata ed è stata accompagnata nei luoghi indicati. Quando le istruzioni richiedono entrambe le conferme, possono firmare sia il partecipante sia il referente incaricato, specificando accanto a ciascuna firma il relativo ruolo. La firma di un accompagnatore, da sola, non dovrebbe essere presentata come prova di un’attestazione rilasciata dall’ente, a meno che tale persona sia autorizzata a farlo.
In chiusura si inseriscono il luogo e la data della sottoscrizione, la firma leggibile e, se necessario, il nome in stampatello e la funzione del firmatario. Se il documento è sottoscritto per un’organizzazione, la firma dovrebbe essere apposta da una persona che possa rappresentarla o che sia autorizzata secondo le istruzioni applicabili. Il timbro aziendale può essere aggiunto quando previsto o utile, ma non va considerato automaticamente indispensabile. Per l’invio digitale occorre attenersi al formato e alle modalità accettati dal destinatario, verificando se sia richiesta una firma autografa, una firma digitale o una copia del documento firmato.
Gli allegati devono essere limitati a quelli pertinenti e richiesti. Possono essere utili, a seconda del caso, la delega, una copia dell’attestazione rilasciata dal referente, la convocazione al sopralluogo o un documento di identificazione quando il destinatario lo richiede. Se si allegano fotografie, planimetrie o verbali, è opportuno nominarli nella dichiarazione e indicare che costituiscono allegati; le immagini, in particolare, dovrebbero essere pertinenti e raccolte o condivise nel rispetto delle regole applicabili al luogo e della riservatezza delle persone. È meglio non includere dati personali o documenti non necessari.
Prima di firmare e trasmettere il documento conviene controllare che i nomi, i riferimenti della procedura, l’indirizzo, la data della visita e la qualità del firmatario coincidano con quelli risultanti dagli atti o dalle informazioni ricevute. La dichiarazione deve essere comprensibile anche separatamente da eventuali comunicazioni precedenti: chi la legge dovrebbe poter identificare senza dubbi chi ha visitato quale luogo, quando, per quale ragione e in quale veste, oltre a capire chi sta attestando l’avvenuta visita.
Modello dichiarazione di avvenuto sopralluogo
DICHIARAZIONE DI AVVENUTO SOPRALLUOGO
Destinatario
Oggetto:
Riferimento della procedura, pratica o intervento:
Il/La sottoscritto/a , nato/a a il , codice fiscale , residente in , via/piazza , n. ,
in qualità di
dell’impresa/ente , con sede in , codice fiscale/partita IVA ,
DICHIARA
- di aver effettuato in data , alle ore , il sopralluogo presso , sito in ;
- di aver visitato le aree e gli spazi oggetto del sopralluogo, nei limiti di quanto reso accessibile;
- di aver preso visione dello stato dei luoghi e delle condizioni rilevabili al momento della visita, ai fini di _____;
- di aver ricevuto le informazioni e le indicazioni fornite durante il sopralluogo, nei limiti di quanto comunicato;
- di aver avuto la possibilità di formulare richieste di chiarimento e di aver preso nota degli elementi ritenuti utili per le finalità sopra indicate;
- che il sopralluogo è stato effettuato personalmente oppure, in caso di rappresentanza, in nome e per conto di , in forza di .
Eventuali accompagnatori o ulteriori partecipanti:
Eventuali osservazioni o circostanze rilevanti:
La presente dichiarazione attesta l’avvenuta effettuazione del sopralluogo e non sostituisce eventuali ulteriori documenti, verifiche o adempimenti previsti per la specifica procedura o attività.
Luogo , data
Firma del/della dichiarante
Eventuale attestazione dell’ente o soggetto presso cui è stato effettuato il sopralluogo
Il/La sottoscritto/a , in qualità di , attesta che il sopralluogo sopra indicato si è svolto in data presso .
Luogo , data _____
Firma del soggetto attestante