La risposta a una disdetta del contratto è una comunicazione scritta con cui si replica alla richiesta di recesso o di cessazione di un rapporto contrattuale. Si utilizza, per esempio, per confermare di aver ricevuto la disdetta, contestarne la validità oppure chiarire la propria posizione.
Compilarla in modo chiaro e completo aiuta a evitare equivoci e a lasciare traccia delle comunicazioni tra le parti. È importante riportare informazioni corrette e formulare la risposta in modo coerente con la situazione e con quanto previsto dal contratto.
Come scrivere risposta a disdetta contratto
La risposta a una disdetta serve a chiarire per iscritto come si intende reagire alla comunicazione ricevuta: può confermarne la ricezione, accettare la cessazione del contratto, contestarne la validità o la data, oppure chiedere chiarimenti e adempimenti. Prima di scriverla, occorre quindi stabilire con precisione quale sia lo scopo della risposta. Non esiste un modello valido per ogni contratto: le informazioni e le dichiarazioni da inserire dipendono dal tipo di rapporto, dalle clausole contrattuali, dal contenuto della disdetta e dalle norme applicabili.
È importante non presumere che la risposta sia sempre necessaria o che, inviandola, si possano modificare i termini della cessazione. Bisogna controllare il contratto e la comunicazione ricevuta, in particolare le clausole su durata, rinnovo, preavviso, modalità di invio e decorrenza della cessazione. Va inoltre verificato se la comunicazione ricevuta sia effettivamente una disdetta alla scadenza o, invece, un recesso anticipato, una risoluzione o un’altra forma di cessazione: termini simili possono avere presupposti ed effetti diversi. Se ci sono dubbi rilevanti sulla validità o sulle conseguenze della comunicazione, può essere opportuno chiedere una valutazione legale prima di dichiarare di accettare o riconoscere determinati fatti.
Il documento dovrebbe essere datato e indirizzato al soggetto che ha inviato la disdetta, usando i recapiti appropriati. Per identificare le parti, è utile indicare il nome o la denominazione completa, l’indirizzo e, quando serve a evitare equivoci, un codice fiscale o una partita IVA. Se una parte agisce tramite un rappresentante, se ne può precisare la qualifica e, quando pertinente, il titolo in base al quale interviene. Non è necessario inserire dati personali non utili a identificare il rapporto o a far recapitare la risposta.
Per collegare la risposta alla comunicazione ricevuta, è opportuno indicarne la data e la data in cui è stata ricevuta, se nota, oltre al mezzo di trasmissione, per esempio PEC o raccomandata. Se presenti, si possono riportare il numero di protocollo, il riferimento o l’oggetto indicato dal mittente. La formula può essere semplice e verificabile: «Con riferimento alla comunicazione di disdetta del [data], ricevuta il [data], relativa al contratto indicato di seguito…». Se la data di ricezione non è certa, è preferibile non presentarla come un dato sicuro.
Occorre poi identificare il contratto a cui la risposta si riferisce, così da non lasciare dubbi sul rapporto interessato. Di norma sono utili la data di stipula, il numero o codice del contratto, l’oggetto del rapporto e, se pertinente, l’indirizzo del bene o del servizio coinvolto. Per esempio, in una risposta relativa a un contratto di locazione potrà essere indicato l’immobile; per un servizio, invece, il numero cliente o la linea interessata, se necessari a identificarlo. Vanno riportati soltanto gli elementi pertinenti al contratto concreto.
Il passaggio centrale è dichiarare in modo esplicito la propria posizione. Se si prende atto della disdetta senza contestarla, si può scrivere, con le necessarie precisazioni: «Prendo atto della comunicazione e della cessazione del contratto alla data da voi indicata, ferma restando la verifica degli adempimenti ancora dovuti da ciascuna parte». Questa formulazione non dovrebbe essere usata se si intende contestare la validità della disdetta o la data indicata. Se si contesta, occorre spiegare in modo circostanziato quale parte della comunicazione si ritiene errata e perché, richiamando, se possibile, la specifica clausola contrattuale, il termine di preavviso o i fatti rilevanti. È più efficace indicare con precisione il punto contestato che limitarsi a scrivere «la disdetta non è valida».
Quando è in discussione la data di cessazione, la risposta dovrebbe distinguere chiaramente la data indicata dal mittente da quella che si ritiene corretta e spiegare su quale base si formula la richiesta o la contestazione. Ad esempio, si può chiedere di confermare la decorrenza applicata oppure precisare che, secondo la propria interpretazione della clausola contrattuale, il rapporto dovrebbe cessare in una data diversa. Non è opportuno presentare come certa una data che dipende da un calcolo del preavviso ancora da verificare. Anche il conteggio dei termini può dipendere dal contratto, dalla data in cui la comunicazione è stata ricevuta e dalle regole applicabili al caso.
Se la risposta riguarda somme da pagare o da restituire, vanno indicate soltanto quelle effettivamente pertinenti: l’importo, la causale, il periodo a cui si riferisce e, se disponibile, il criterio di calcolo. È utile precisare se si tratta di una somma già richiesta, di un importo contestato o di un saldo che si ritiene ancora da definire. Eventuali stime vanno dichiarate come tali, senza trasformarle in importi definitivi. Se si propone un pagamento o si chiede una restituzione, è meglio indicare la scadenza richiesta e, quando utile, il destinatario o le coordinate per il pagamento, facendo attenzione a non includere dati bancari non necessari.
La risposta può anche disciplinare gli aspetti pratici della cessazione, ma solo se rilevanti per quel contratto. A seconda del rapporto, possono essere da concordare o confermare la restituzione di beni, la consegna di chiavi, la chiusura o il trasferimento di un servizio, la lettura di un contatore, una verifica finale o una data per il sopralluogo. È preferibile formulare richieste concrete, indicando l’azione e, se necessario, proponendo una data o chiedendo di concordarla. Non bisogna inserire automaticamente tutte queste condizioni: per esempio, una restituzione materiale è pertinente solo se il contratto comporta la consegna di beni o di un immobile.
Se invece la disdetta è contestata, si può chiedere al mittente di precisarne i motivi, di indicare la clausola su cui la fonda o di fornire documenti utili alla verifica. La richiesta dovrebbe essere chiara e proporzionata al problema, evitando formule vaghe come «si chiede di chiarire la situazione». Si può specificare, ad esempio, quale data, importo o clausola si chiede di confermare. Se si vuole mantenere aperta una riserva, la si può esprimere in modo preciso, chiarendo quali aspetti non si riconoscono o restano da verificare. Una frase generica di riserva non sostituisce però l’indicazione della contestazione concreta e non garantisce, da sola, particolari effetti giuridici.
È utile concludere riepilogando ciò che si chiede al destinatario e indicando il termine entro cui si desidera ricevere una risposta, quando ciò sia ragionevole e pertinente. La risposta dovrebbe distinguere tra fatti, richieste e dichiarazioni: per esempio, riportare prima la data di ricezione della disdetta, poi esporre la propria posizione e infine formulare la richiesta operativa. Il tono dovrebbe rimanere fermo e professionale; espressioni ambigue, accuse non documentate o ammissioni non necessarie possono complicare la ricostruzione dei fatti.
La data e la firma sono normalmente opportune. La firma deve essere apposta dalla persona che invia la risposta o da chi è autorizzato a rappresentarla. Se si invia il documento in forma cartacea, è prudente conservarne una copia firmata; per l’invio elettronico, vanno rispettati i requisiti e le modalità previsti dal contratto o applicabili al caso. La scelta tra PEC, raccomandata o un altro mezzo non è identica per ogni rapporto: occorre controllare se il contratto prescrive una modalità specifica e usare un mezzo che consenta, quando necessario, di documentare invio e ricezione. È importante conservare la prova della trasmissione e degli eventuali allegati.
Gli allegati vanno inseriti soltanto se aiutano a identificare il contratto o a sostenere la posizione esposta. Possono essere pertinenti, a seconda del caso, una copia della disdetta ricevuta, una comunicazione precedente, una ricevuta di pagamento o un documento utile a dimostrare una data o un adempimento. Nel testo è bene richiamarli e denominarli con chiarezza, per esempio scrivendo «si allega copia della ricevuta del pagamento del…». Prima dell’invio, bisogna controllare che ogni allegato sia effettivamente incluso e che non contenga informazioni estranee alla questione.
Una risposta ben costruita, in sintesi, identifica con precisione mittente, destinatario, contratto e comunicazione ricevuta; dichiara senza ambiguità se la disdetta è accolta, contestata o soltanto presa in esame; indica le date e gli importi rilevanti senza dare per certi dati non verificati; espone richieste pratiche e allegati pertinenti; ed è inviata in una forma coerente con il contratto e con l’esigenza di provarne la ricezione. Le formule e gli effetti concreti devono comunque essere adattati al tipo di contratto e alle circostanze, senza presumere che una risposta possa sostituire gli adempimenti o i termini previsti.
Modello risposta a disdetta contratto
Mittente
Nome o ragione sociale:
Indirizzo:
Codice fiscale o partita IVA:
Recapito telefonico:
Indirizzo e-mail o PEC:
Destinatario
Nome o ragione sociale:
Indirizzo:
Codice fiscale o partita IVA:
Indirizzo e-mail o PEC:
Luogo e data:
Oggetto: Riscontro alla disdetta del contratto _____
Spett.le ,
con riferimento alla comunicazione di disdetta ricevuta in data , relativa al contratto , sottoscritto in data tra e , la parte scrivente conferma di averne ricevuto comunicazione.
In merito alla disdetta, la posizione della parte scrivente è la seguente:
Con riferimento alla data di cessazione del rapporto contrattuale, si precisa quanto segue:
Restano ferme le condizioni contrattuali e gli eventuali obblighi maturati fino alla data di efficacia della cessazione, nei limiti previsti dal contratto e dalla normativa applicabile. Gli eventuali adempimenti connessi alla cessazione del rapporto sono i seguenti:
La presente comunicazione non comporta rinuncia a diritti, eccezioni o pretese derivanti dal contratto o dalla normativa applicabile.
Si chiede di confermare per iscritto la ricezione della presente e, ove necessario, di comunicare ogni ulteriore informazione utile alla definizione del rapporto.
Distinti saluti.
Firma:
Nome e cognome o ragione sociale:
Qualifica, se applicabile:
Allegati: _____